Privacy statement van de Hersteld Hervormd Gemeente Sirjansland
Via deze website wordt allerlei informatie gedeeld over activiteiten van onze kerkelijke gemeente. Informatie die te maken heeft met de verschillende commissies en verenigingen in onze gemeente
De Hersteld Hervormde Gemeente Sirjansland hecht veel waarde aan de bescherming van ieders privacy en daarom is hieronder het beleid vastgelegd in verband met de plaatsing van persoonsgegevens en foto’s op de website en de uitzending van onze kerkdiensten.

Doel van verwerking
Als plaatselijke gemeente hechten wij belang aan het bevorderen van de onderlinge band en betrokkenheid en het bijeenzijn rondom het Woord van God. Om die reden worden er ook persoonsgegevens gedeeld en uitgewisseld. Persoonsgegevens worden bijvoorbeeld gebruikt voor het pastoraat, de catechese, de ledenadministratie, de kerkbode bezorging, de verjaardagen van de 70+ personen, aanmelden erediensten en het jeugd en verenigingswerk.

Zorgvuldig en terughoudend
Wanneer het gaat om persoonsgegevens gaat, zullen wij hier strikt en persoonlijk en met alle zorgvuldigheid en terughoudendheid mee omgaan. Degenen in onze gemeente, die de persoonsgegevens vanwege hun taak of functie tot hun beschikking krijgen, zijn geïnstrueerd om hier zorgvuldig en op integere wijze mee om te gaan en zullen dit opslaan in de hiervoor bedoelde beveiligde omgeving*. Wanneer een persoon zijn functie neerlegt of om welke reden wordt ontheven uit zijn functie is het zaak dat deze persoon niet meer de gegevens kan raadplegen. Binnen onze gemeente is een ieder die op basis van zijn (kerkelijke) functie gegevens ontvangt op grond van de kerkorde tot geheimhouding verplicht. Bij een eventuele audit van de overheid (AVG/GDPR check) is de kerk verantwoordelijk voor misstanden en gebreken hierin.

*Gemeente maakt gebruikt van een cloudomgeving waarin de verschillende commissies bestanden kunnen delen met elkaar zodat bestanden niet lokaal worden opgeslagen. Het is de verantwoording aan iedere commissie en of vereniging om hier proactief aan te werken. Bij diefstal, brand, sabotage en of hackpogingen zijn deze gegevens niet verloren en kunnen deze eenvoudig worden hersteld.

Gebruik e-mail
Commissies en verenigingen dienen gebruikt te maken van het mailadres wat hiervoor gerealiseerd is. Mailadressen eindigen altijd op @hhgsirjansland.nl. Andere soort mailadressen zijn niet in het beheer van gemeente en zijn op eigen persoonlijke titel gemaakt en de volledige verantwoording ligt dan ook bij de eigenaar van het mailadres. Bij evt. functiewisseling zijn bestaande correspondentie makkelijk over te dragen aan de nieuwe functionaris als er gebruik wordt gemaakt van een @hhgsirjansland.nl mailadres.

Verzamelen persoonsgegevens
Tijdens uw bezoek aan de website wordt enige informatie verzameld. Deze informatie zijn zogenaamde cookies die analyseren waar bezoekers vandaan komen, welke hard- en software er wordt gebruikt en het IP-adres, browsertype, welke pagina’s er zijn bekeken en de toegangstijd. Deze informatie wordt gebruikt om de website te verbeteren. Deze gegevens worden door de meeste websites vastgelegd en worden automatisch geanonimiseerd.

De verwerker zal de Persoonsgegevens aantoonbaar, op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerken en in overeenstemming met de op hem als Verwerker rustende verplichtingen op grond van de AVG. Verwerker zal in dat kader ten minste een register van verwerkingen aanleggen als bedoeld in artikel 30 AVG en Verwerkingsverantwoordelijke op eerste verzoek een kopie van dat register verstrekken.

Gebruik van uw persoonsgegevens
Wanneer u zich via de website voor een activiteit aanmeldt, zal gevraagd worden naar uw naam, uw e-mailadres en enkele andere aanvullende gegevens. Uw gegevens zullen niet aan derden worden doorgespeeld of gebruikt worden voor commerciële doeleinden zonder dat u hierover geïnformeerd bent. Ook wanneer u als gemeente inlogt op het portaal moet u zich bekend maken met uw persoonlijke inloggegevens.

Cookies
Indien je een account hebt en je logt in op deze site, slaan we een tijdelijk cookie op om te bepalen of jouw browser cookies accepteert. Dit cookie bevat geen persoonlijke data en wordt weggegooid zodra je je browser sluit.

Privacybescherming
Persoonsgegevens van gemeenteleden worden alleen op het beveiligde domein van de website gepubliceerd wanneer dit nuttig is voor ons kerkelijk en gemeentelijk functioneren. Hierbij wordt geprobeerd om een zorgvuldige afweging te maken tussen de verschillende belangen.
Algemene informatie, waarbij geen persoonsgegevens vermeld worden, meditaties, informatie diensten en verenigingen etc. worden op het vrij toegankelijke deel van onze website gepubliceerd. Onze website wordt beveiligd met een zogenaamd SSL-certificaat, u kunt dit herkennen zichtbaar en leesbaar herkennen aan het (groene) slotje in uw browser en de aanduiding https. De laatste s van http staat voor secure, oftewel veilig. Dit betekend kortweg dat wanneer u inlogt uw inloggegevens, zoals uw wachtwoord, niet door derden kunnen worden bekeken.

Foto’s van kerkelijke activiteiten, en foto’s van personen worden zoveel mogelijk in een beveiligde omgeving geplaatst, met uitzondering van de personen met een kerkelijke functie. Wanneer er foto’s in het niet beveiligde deel geplaatst worden dan zullen wij hier vooraf over informeren en kunnen zij het aangeven als zij dit niet wensen. Alle foto’s worden vooraf gescreend. Bij publicatie van foto’s geldt een bepaalde terughoudendheid, zo wordt er bijvoorbeeld gelet op de compositie van de foto en hoe individuele personen erop staan.
Dit laatste is een subjectief oordeel en daarom kunt u altijd bezwaar maken tegen plaatsing. Te plaatsen foto’s bevatten geen namen die herleid kunnen worden tot een persoon met uitzondering van de personen die een bepaalde functie hebben, denk hierbij aan de predikant, de kerkenraad en de kerkvoogdij.

De verwerker zal aantoonbaar, passende en doeltreffende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen, die gezien de huidige stand van de techniek en de daarmee gemoeide kosten overeenstemmen met de aard van de te verwerken Persoonsgegevens, ter bescherming van de Persoonsgegevens tegen verlies, onbevoegde kennisname, verminking of enige vorm van onrechtmatige verwerking, alsmede om de (tijdige) beschikbaarheid van de gegevens te garanderen. In deze beveiligings- maatregelen zijn de mogelijk in de Overeenkomst reeds bepaalde maatregelen begrepen. De maatregelen omvatten in ieder geval:

• maatregelen om te waarborgen dat enkel bevoegde personen toegang hebben tot de Persoonsgegevens van gemeenteleden voor de doeleinden die zijn uiteengezet;
• maatregelen waarbij de Verwerker zijn Medewerkers en Sub verwerkers uitsluitend toegang geeft tot Persoonsgegevens via op naam gestelde accounts, waarbij het gebruik van die accounts adequaat gelogd wordt en waarbij de betreffende accounts alleen toegang geven tot die Persoonsgegevens waartoe de toegang voor de betreffende (rechts)persoon noodzakelijk is;
• maatregelen om zwakke plekken te identificeren ten aanzien van de verwerking van Persoonsgegevens in de systemen die worden ingezet voor het verlenen van diensten aan Verwerkingsverantwoordelijke;

Uitzending kerkdiensten
Onze kerkdiensten worden live uitgezonden en zijn ook na te luisteren via kerkomroep en het YouTube kanaal. Hierbij worden uiteraard de privacyregels die hierop van toepassing zijn in acht genomen. Dat betekent o.a. dat er alleen persoonsgegevens bij de afkondigingen, bij de voorbede of tijdens de preek zullen worden gedeeld tijdens de kerkdiensten, als hier vooraf expliciet toestemming voor gegeven is aan de kerkenraad.

Publicatie kerkbode en berichten in het portaal
Onze (kerkbode)berichten worden alleen op het beveiligde gedeelte gepubliceerd van het portaal en de besloten Scipio app. Andere communicatie middelen zijn op eigen initiatief in het leven geroepen en zonder overleg met de kerkvoogdij/IT-beheerder binnen de gemeente. Toegang tot het beveiligde deel van het portaal is alleen mogelijk als er door de beheerder van de website toegang verleend is en mits de betreffende persoon zich bevindt in de ledenadministratie van de gemeente.

Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld bewaard.

Bezwaar
Wilt u bezwaar maken tegen een geplaatste foto waarop u zichtbaar bent? Wilt u bezwaar maken tegen het gebruik van (uw) persoonsgegevens of een beroep doen op één van de andere rechten van betrokkenen?
Dan kunt u dat (met opgaaf van de reden) kenbaar maken door een e-mail te sturen naar de contactpersoon privacy van onze gemeente via het mailadres [email protected]. We nemen dan zo snel mogelijk contact met u hierover op.

Contact
Ook voor andere vragen of opmerkingen m.b.t. de AVG en privacy aspecten, kunt u contact opnemen via bovengenoemde e-mail adres.